Zajímá vás téma ochrany osobních údajů v obecních či městských zpravodajích? A chcete vědět, co se o tom uvádí v obecném nařízení o ochraně osobních údajů? Vybrali jsme pro vás několik důležitých střípků, které se vztahují k nejčastějším dotazům, s nimiž se ve zmíněných souvislostech pověřenci setkávají.
Nejprve je nutné podotknout, že se následující právní předpisy uplatní v případech, kdy se v daném obecním zpravodaji vyskytují osobní údaje fyzických osob, jako jsou např. přistěhovalí, nově narození občané, jubilanti, výherci soutěží, také údaje osob zdokumentovaných v popiscích pod fotografiemi apod. Obec sama rozhoduje o tom, jaké osobní údaje se ve zpravodaji objeví. Žádný právní předpis nestanovuje povinnost místní periodikum vydávat, natož pak konkrétní specifikace možných osobních údajů zveřejněných v takovém periodiku. Jak se na tuto problematiku dívat z pohledu ochrany osobních údajů a soukromí?
Nejtypičtější příklady zveřejňování osobních údajů v obecních zpravodajích
V rámci transparentnosti a dostatečného informování veřejnosti obec zveřejňuje ve zpravodaji zápisy ze zasedání zastupitelstva, rady a komisí. Je toto zveřejnění možné?
K tématu zápisů ze zastupitelstva uvádí zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (dále jen „obecní zřízení“), pouze to, že „zápis, který je nutno pořídit do 10 dnů po skončení zasedání, musí být uložen na obecním úřadu k nahlédnutí“ (§ 95 obecního zřízení). O zveřejnění zápisů ze zastupitelstva obce se pak v zákoně vůbec nepíše, tudíž jakékoliv zveřejnění zápisů ze zastupitelstva je dobrovolné, nikoliv nemožné. V případě takového zveřejňování by zápis neměl obsahovat nadbytek osobních údajů. Při dobrovolném zveřejňování je možné ponechat osobní údaje veřejných představitelů, zaměstnanců a příjemců veřejných prostředků nejvýše v rozsahu dle § 8b Infozákona. Je důležité si uvědomit, že § 8b hovoří o maximálním možném rozsahu.
Zveřejňování zápisů ze zastupitelstva, usnesení zastupitelstva, zápisů z rady, výborů či komisí je bezpochyby možné, je však třeba dbát na ochranu osobních údajů a nezveřejňovat osobní údaje s výjimkou základních údajů veřejných představitelů, zaměstnanců a příjemců veřejných prostředků.
Významná životní jubilea nebo nově narození. Zástupci obce chodí gratulovat k takovým událostem, obec by však ráda k takovým jubileím pogratulovala i v obecním zpravodaji. Může?
Ve zpravodajích obce se často objevují osobní údaje žijících fyzických osob, a to zejména ve čtenáři velmi oblíbených rubrikách věnovaných jubilantům či nově narozeným dětem, novomanželům, osobám, které se odstěhovaly nebo přistěhovaly atd. Vyjádření Úřadu pro ochranu osobních údajů (dále jen jako „ÚOOÚ“) upřesňuje, co umožňuje § 36a obecního zřízení, který stanovuje, že obec může ocenit významné životní události svých občanů. Nezbytné osobní údaje jubilantů může obec za tímto účelem získávat z evidence obyvatel, v souladu s § 4 odst. Při zveřejnění takových osobních údajů v obecním zpravodaji je ale třeba mít na paměti, že lze použít jen takové údaje, které jsou nezbytné ke splnění daného účelu. V případě zveřejnění osobních údajů jubilantů v regionálním tisku je dle ÚOOÚ přípustné, aby se osobní údaje objevovaly pouze v rozsahu jméno a příjmení. V případě, že se v tisku objeví i další osobní údaje (např. rok narození, věk, bydliště, místní část), je nutné k tomu získat souhlas od subjektů údajů. Možná je například následující textace: „V měsíci květnu oslaví životní jubileum Jan Novák, Vladimíra Koutná,…“ Pokud jsme si na základě osobní znalosti jisti, že jubilant/ka souhlasí a bude potěšen/a podrobnějším údajem, bylo by ještě přijatelné např. sdělení „V květnu oslaví krásných 90 let Božena Zmatlíková.“ Takovéto zveřejnění pak není zpracováním osobních údajů.
Za určitých podmínek tedy není problémem veřejné ocenění životních jubileí občanů např. zveřejněním v místním periodiku. Nade vše se však staví vůle daného občana. Pokud si takové zveřejnění občan nepřeje, měla by to obec respektovat a ocenění nezveřejňovat.
Obec pořádá velké množství akcí, kde pořizuje fotografie. Mezi nejoblíbenější patří např. dětský den. Je možné publikovat fotografie z těchto akcí v obecním zpravodaji?
Pořízení a zveřejnění fotografie, která bude přílohou reportážního článku ze společenské, kulturní či sportovní akce a která nebude zahrnovat osobní údaje v článku či v popisku, bude tedy zveřejněna pouze fotografie s reportážním článkem bez dalšího, nejde o zachycení podoby ve smyslu § 84 občanského zákoníku ani o zpracování osobních údajů, a tudíž je možné bez dalších komplikací fotografii zveřejnit. Z takové fotografie nelze určit totožnost osoby, která je na fotografii zobrazena, a nelze ji tudíž identifikovat. I v případě portrétu, kde místní identifikují svého souseda, se uplatní zpravodajská licence, jak uvádíme dále. K pořízení a zveřejnění takové fotografie není třeba získávat svolení ani souhlas se zpracováním osobních údajů.
O zpracování osobních údajů nejde ani ve chvíli, kdy se k fotografii připojí jméno a příjmení osoby, která je na fotografii zachycena. Se samotným zveřejněním takové fotografie včetně osobních údajů v rozsahu jméno a příjmení pak počítá § 89 občanského zákoníku, který stanovuje, že „Podobizna nebo zvukový či obrazový záznam se mohou bez svolení člověka také pořídit nebo použít přiměřeným způsobem též k vědeckému nebo uměleckému účelu a pro tiskové, rozhlasové, televizní nebo obdobné zpravodajství.“ V tomto případě mluvíme o tzv. zpravodajské nebo umělecké licenci. Jedná-li se tedy o reportážní fotografii s uvedením jména a příjmení osoby (či více osob) na ní, která bude zveřejněna ve zpravodaji obce, není vyžadováno ani svolení dle občanského zákoníku, jelikož se jedná o již zmíněnou zpravodajskou licenci. Podmínkou je, že se neuvedou další identifikační údaje (např. bydliště, věk, místní část, kde občan bydlí, atd.). V takovém případě pak stále nejde o zpracování osobních údajů, a tudíž je možné fotografii bez obav zveřejnit.
O zpracování osobních údajů ve spojitosti s fotografií, a tudíž i nutnost získat souhlas se zpracováním osobních údajů, by šlo až v případě, že se zveřejní systematicky řazené osobní údaje. Jako příklad takového zveřejnění lze uvést situaci, kdy je zveřejněna fotografie výherců soutěže, jež se v rámci dětského dne pořádá a ke které jsou připojeny další údaje nad rámec jména a příjmení, které lze zveřejnit v rámci tzv. zpravodajské licence. O zpracování by se jednalo tedy v případě, že by k fotografii kromě jména a příjmení byl přiřazen např. i věk, datum narození, místní část obce, kde osoba žije, bydliště apod.
Z výše uvedeného je zřejmé, že ne každé získání a zveřejnění fotografií podléhá pravidlům zpracování, a tudíž i obecnému nařízení, respektive zákonu o zpracování. V případě, že se spolu s fotografií nezveřejňují další systematicky přiřazené osobní údaje, nejedná se o zpracování osobních údajů. Uplatní se jen některé aspekty občanského zákoníku, včetně zpravodajské licence.
Zpracovali
Michal Hinda a Kristýna Vodrážková
Pověřenci pro ochranu osobních údajů